采購(gòu)工作在整個(gè)酒店的經(jīng)營(yíng)管理中，就像人體的食道口和嘴，“吃”什么物品，以及怎么個(gè)“吃法”，都會(huì)影響整個(gè)酒店的機(jī)體。從不同的供應(yīng)商那里，獲取酒店內(nèi)不同部門要求的物品，既要價(jià)廉物美，又要時(shí)間及時(shí)。采購(gòu)工作的質(zhì)量，直接影響到酒店經(jīng)營(yíng)管理的質(zhì)量。
傳統(tǒng)的采購(gòu)管理思路，管理的側(cè)重點(diǎn)在于物品采購(gòu)的單項(xiàng)交易。從使用部門的請(qǐng)購(gòu)—─成本控制通過(guò)電腦或手工對(duì)庫(kù)存數(shù)量的核對(duì)——采購(gòu)部門通過(guò)電話或傳真貨比三家的詢價(jià)——供應(yīng)商通過(guò)電話或傳真的報(bào)價(jià)——決策部門的審批——供應(yīng)商上門送貨——倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收——電腦或手工記錄庫(kù)存賬目——倉(cāng)庫(kù)向領(lǐng)用部門發(fā)貨——財(cái)務(wù)部門按供應(yīng)商各錄記錄付賬款——供應(yīng)商拿來(lái)發(fā)票要求付款——財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)付款——決策者批準(zhǔn)付款。單項(xiàng)交易的過(guò)程有十幾個(gè)，整個(gè)酒店的采購(gòu)鏈和供應(yīng)鏈在一筆、一筆的單項(xiàng)交易中無(wú)數(shù)地重復(fù)工作，大量的勞力、物力在無(wú)數(shù)次的重復(fù)交易中消耗。衡量傳統(tǒng)采購(gòu)工作的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是：是否價(jià)廉物美，是否及時(shí)供貨。在上個(gè)世紀(jì)的近幾十年中，酒店行業(yè)的采購(gòu)工作基本上是在如此的模式中運(yùn)行。
     高新技術(shù)逐漸在酒店行業(yè)的滲透和影響，當(dāng)然包括了采購(gòu)的管理工作。近幾年，多數(shù)酒店的采購(gòu)工作，根據(jù)供應(yīng)商的情況，已經(jīng)從電話、傳真的聯(lián)系方式向無(wú)紙化過(guò)渡，采購(gòu)部和供應(yīng)商之間用E—Mail溝通，已經(jīng)成了較為普遍的手法。供應(yīng)商的質(zhì)量，在近幾年有了很大的提高，國(guó)內(nèi)的供應(yīng)環(huán)境，更是有利于酒店的經(jīng)營(yíng)。仍然采用傳統(tǒng)的采購(gòu)方法和過(guò)程，已經(jīng)明顯的不適合現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的需求。采購(gòu)流程的變革迫在眉睫。 
     采購(gòu)流程的變革，是從單項(xiàng)交易的側(cè)重點(diǎn)向過(guò)程整合的側(cè)重點(diǎn)轉(zhuǎn)移的變革，變革需要高新技術(shù)的基礎(chǔ)，需要整合經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)的控制流程，需要做到酒店內(nèi)部數(shù)據(jù)共享，需要整合不同的管理軟件系統(tǒng)，需要重新認(rèn)識(shí)和供應(yīng)商的合作關(guān)系。在現(xiàn)代酒店管理中，供應(yīng)商和酒店是一個(gè)戰(zhàn)略合作的伙伴關(guān)系，因?yàn)楣⿷?yīng)商將和酒店一樣，面對(duì)共同的顧客，供應(yīng)的服務(wù)水平準(zhǔn)將直接影響酒店對(duì)于顧客的服務(wù)水準(zhǔn)，供應(yīng)商的工作質(zhì)量，將直接影響酒店的盈利水平。像希爾頓等著名酒店管理集團(tuán)，已經(jīng)開始使用不同的采購(gòu)管理軟件，著手進(jìn)行采購(gòu)流程變革。采購(gòu)管理軟件和前臺(tái)的管理軟件、各消費(fèi)點(diǎn)的收銀軟件是互聯(lián)的。前臺(tái)每銷售出一間客房，和客房相關(guān)的物品數(shù)量，會(huì)根據(jù)設(shè)定的消耗量而自動(dòng)在采購(gòu)管理系統(tǒng)中顯示，同時(shí)，同樣式的數(shù)據(jù)還會(huì)通過(guò)自動(dòng)傳真和英特網(wǎng)的傳輸，在不同供應(yīng)商的數(shù)據(jù)庫(kù)中顯示。供應(yīng)商則根據(jù)和酒店事先商定和設(shè)定的供貨量水平，及時(shí)向酒店補(bǔ)足已經(jīng)耗用的物品。當(dāng)酒店收到供應(yīng)商補(bǔ)充物品，酒店的采購(gòu)管理軟件會(huì)在收貨欄上有所顯示，并在到了原先和供應(yīng)商商定的供貨量時(shí)，自動(dòng)通知財(cái)務(wù)系統(tǒng)支付貨款。整個(gè)采購(gòu)流程被極大地簡(jiǎn)化了，整個(gè)過(guò)程的整合，對(duì)于電腦軟件的要求是非常高的，同時(shí)對(duì)于采購(gòu)管理人員素質(zhì)要求也不一樣了。和傳統(tǒng)的采購(gòu)流程相比，單項(xiàng)交易已經(jīng)不復(fù)存在，采購(gòu)工作管理的重點(diǎn)是內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定，是事先供應(yīng)鏈的組建，是管理軟件的互聯(lián)。采購(gòu)流程變革以后，對(duì)于酒店的好處顯而易見：

——對(duì)顧客要求反應(yīng)迅速

——減少紙張傳遞過(guò)程

——提高庫(kù)存記錄質(zhì)量——

——推動(dòng)供應(yīng)商質(zhì)量管理

——減少管理環(huán)節(jié)

——提高服務(wù)效率

——資金的有效率提高

——經(jīng)營(yíng)的盈虧信息在采購(gòu)中直接反映

要走采購(gòu)管理現(xiàn)代化之路，借助高新技術(shù)改變采購(gòu)的整個(gè)流程，是酒店在采購(gòu)管理工作上的趨勢(shì)，從單項(xiàng)交易轉(zhuǎn)向信息整合，首先需要思路的轉(zhuǎn)變，還需要對(duì)高新技術(shù)的投資。從目前國(guó)內(nèi)酒店的現(xiàn)狀來(lái)看，對(duì)采購(gòu)管理現(xiàn)代化投資的還不多，采購(gòu)人員的素質(zhì)和未來(lái)的管理要求也有距離。關(guān)鍵是，酒店有了適應(yīng)時(shí)代變化戰(zhàn)略改變的要求，酒店的采購(gòu)管理現(xiàn)代化之路才能逐步實(shí)現(xiàn)。