影樓做了這么久，日子在忙碌中過得好快。又是一年到頭，你有沒有停下來盤點一下，給自己的店做個"體檢"呢？檢查一下你現(xiàn)有的管理方式，看看它是促進生產(chǎn)效率的，還是已經(jīng)在給經(jīng)營拖后腿了。
1、我不了解前來拍照的顧客他們對自己拍攝風格的定位，至于顧客喜歡的化妝樣式及發(fā)型、照片美工的后期處理方面，我也沒有去征詢客戶的意見。
2、我還在用ACDSee這個軟件做數(shù)碼選片的工具然后結合手工記錄客戶需求。
3、我不知道顧客結婚紀念日、生日，我也沒有在顧客結婚周年和生日的時候給顧客發(fā)短信或打電話問候祝；蜞]寄鮮花賀卡、蛋糕等，我沒有統(tǒng)計這些數(shù)據(jù)。
4、每個流程走到哪里，是拿出去沖洗了？還是流到后期、還沒有返回來？我通常用本記錄找員工簽字負責，稍有不慎就經(jīng)常搞亂，頭疼！
5、客戶來取件時，我不做滿意度調查，反正我給他弄完了，該歇口氣了！
6、該死的工資表已經(jīng)折磨得我苦不堪言，每到月底我就要計算攝影師的賣片量，門市的一次業(yè)績、二次業(yè)績，化妝師、攝影助理..頭都大了。
7、我經(jīng)常對庫存的數(shù)量擔心，擔心他們哪天不夠了，我還不知道。
8、客戶選擇本店拍攝是出于什么原因，是因為服務質量好還是因為攝影師拍的好，或者其他的什么原因，我好象不是很了解，好象是服務質量好吧。至于退單原因統(tǒng)計我沒有做，也沒有做退單回訪。
9、已經(jīng)簽單的客戶，附近的、遠處的都有，但具體的客源地分布比率和數(shù)字，我不是很清楚；廣告我也沒少花錢，但回報率是多少，有多少客戶和有多少收入是來自廣告的投入，我也沒這方面的具體數(shù)字；至于他們是通過什么渠道來的，是路過、還是以前的客戶介紹、還是來自作秀，就更不知道了，沒時間去做入店原因調查。
10、一年下來，我只知道帳面上有多少錢，平時包括我生活的所有支出都是從這里取，至于一年到底賺了多少，支出多少錢，那些支出是用于經(jīng)營上的，哪些不是，我不能說出準確數(shù)字。
計算一下，以上癥狀你的店里存在著多少？
如果是4個或4個以下，那么恭喜你，一切都在井井有條的進行著，只不過需要你時時操心，注意一些小問題就是了； 如果你不幸有一半甚或更多的癥狀，那么你的管理問題在目前階段已經(jīng)是立刻要解決的了，不然經(jīng)營規(guī)模越大，管理瓶頸也會越嚴重。打個夸張的比方，所有積累的問題就象一個不斷增大的炸藥包，時刻會爆發(fā)，那簡直太可怕了！
其實在很多行業(yè)，早就應用各種各樣的軟件來管理煩瑣的客戶資料、控制復雜的經(jīng)營流程。針對影樓的管理軟件是最近兩年才有的事，這里以華夏通軟的最新版本為例，介紹軟件的使用方法和好處。
軟件特點：
一、使用簡單，流程清晰。庫存、財務、打折權限、會員卡消費、權限劃分、傻瓜選片都很貼近影樓實際，并且操作簡單。
二、涉及到門市部、化妝部、攝影部、客戶服務部、企劃部、財務部、員工獎罰制度，圍繞客戶服務和經(jīng)營管理，并以客戶服務為中心，以經(jīng)營管理為指導方針，提升全員皆兵的執(zhí)行能力。智能分析影樓目前存在的問題，為影樓管理提供解決參考。
三、數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確，這是關鍵中的關鍵。使用方法：
下面以單機版為例說明使用方法，
假設您指定由收銀員來操作這個軟件，因為收銀員把握著財務大關，所以收銀員通常是“政審”合格的，或您的親信，那么當門市和顧客談好后，顧客決定簽單，這個時候門市就有必要和顧客表明，您簽單后代表了您是我們的顧客，您的資料包括電話和結婚日期和住址等需要告知我們，為以后的售后服務做好準備，而且我們會從客戶資料填寫比較詳細的顧客中抽取發(fā)送獎品，為了您能準確無誤的收到獎品，請您填寫詳細的客戶資料，這個時候門市就及時的把顧客領到收銀員的電腦旁（安頓好坐下，把顧客的水杯由門市的座位拿過來，并微笑打招呼：過會兒見。墒浙y員填寫客戶資料同時不要忘了做客戶調查，如通過什么渠道來本店拍攝的，是路過還是朋友介紹等，并一起把定金收了，然后打印顧客預約單，一式三份，顧客、門市、財務各一份。如果您的影樓采用的是刷卡消費，這個時候客戶交完款后就一起把預約單和會員卡交給客戶，并叮囑下次來拍照把預約單和會員卡一起帶過來，客戶出門時門市和收銀員無論多忙都應該把客戶送出店門，并致以朋友式的微笑、再見。 如果您的店里有打印好的客戶預約表，那么也可以由門市都填寫好后，由收銀員錄入也可以，客戶調查因為都是打勾的，操作起來更是方便。 假設您指定由門市錄入客戶資料，這個時候門市就要兼職收銀了，填寫好客戶資料就把定金收了，等把客戶送走了，在把現(xiàn)金和打印好的收據(jù)交給收銀員。
主要功能介紹：
一、 門市流程
A、[預約]
一進入主畫面就可以看到門市的主要流程，首先是從“預約”開始，只需錄入客戶的姓名等少量的的信息，多數(shù)都是信息都是可以用鼠標選擇的，并不需要鍵盤錄入。這給影樓行業(yè)非計算機人員帶來很快捷的工作效率，選擇套系，套系內容就會自動跟進來，同時對于各別特殊的客人也可以給其定制套。如果您是數(shù)碼影樓，方便的話，還可以給客戶拍一張照片放到客戶資料里，等下次客戶來的時候您看照片就知道客戶的姓名了。
１： 保存完后，會彈出“客戶拍攝需求”窗口，通常顧客來拍照都是有自己拍攝想法的，他們有自己的一個形象定位，攝影師和化妝師等協(xié)作人員要尊重客戶想法并加以充分的表達和引導，從而體現(xiàn)影樓“以人為本”的服務理念。
２： 該操作可以用選擇的方式，并不需要您打字錄入，事先把經(jīng)常出現(xiàn)的幾種方式都設置好后，就會出現(xiàn)在選擇里，然后打印出來，讓攝影、化妝、美工等負責人簽字認可客戶的拍攝想法。 保存好后，會直接彈出詳細客戶資料要求錄入：這里包括客戶的生日，結婚日期、客戶生日還有客戶的工作單位、客源地等信息。
３： 這個內容越詳細我們對客戶了解的就越多，以后的客服部門就可以有地放矢的針對客戶進行回訪，其中客源地的錄入非常重要，這個軟件在經(jīng)營分析里可以對客源地進行統(tǒng)計，哪些客人來自哪個區(qū)，人數(shù)的多寡都會很直觀的用餅行圖顯示出來，可以了解影樓在什么區(qū)域銷售已經(jīng)成熟了，哪些區(qū)域很薄弱需要加強。 客戶生日和結婚日期的填寫可以為影樓完善的客服體系做好基礎，現(xiàn)在多數(shù)影樓都會在顧客生日和結婚日給顧客打電話問候和送一些小禮品，但是“做了”和“做到位”又是兩碼事。我有一次在一個朋友的結婚典禮上碰到了這樣的場面，因為我的朋友的婚紗照是由這家影樓拍攝的，所以他們派了一個女孩給我的朋友送了一瓶葡萄酒，女孩就是拎著這樣一瓶葡萄酒交給正在門口迎賓的新郎，然后就離開了，后來新郎很無奈，就把葡萄酒交給我來保管。同樣是做客戶服務，但我在另一個朋友的婚禮上遇到的就是另一種情況，也是送一瓶葡萄酒，但是另一家影樓就派了一個很聰明的女孩過來，這個女孩并沒有象前一個女孩那樣，貨送到了就走人，而是等到新郎和新娘喝交杯酒的時候，女孩給斟好酒后，還拉著新朗和新娘走上主席臺即興發(fā)了2分鐘演說，除了恭賀新郎新娘百年好合外，更沒有忘記當著300多號人給他們影樓做個非常得體的廣告，女孩幽默的表達和開朗的性格給周圍的人留下了很深的印象，我就是在那次婚禮上知道這家影樓的。 同樣一瓶葡萄酒，兩個女孩來送，效果卻是千差萬別。所以不要怪無情的市場把一些只學到點皮毛的影樓從影樓市場淘汰出局，這些服務上的細節(jié)與深度就是您影樓成敗的關鍵。 該軟件附帶了客戶生日提醒和結婚周年提醒，您不用在象以前那樣翻看厚厚的客戶資料本來查了，您只需輕點鼠標就完成了。
４：當客戶資料填寫完后，這個時候稍微休息一下，給顧客茶杯蓄點水，扯點閑的，如最近演的大片什么的，避免談論私人問題和影樓隱秘問題，如影樓老板是誰等等，時間不要過長，1分鐘就行，然后就可以做客戶調查了，客戶調查是了解客戶和影樓之間的紐帶，其中有對自己影樓的調查也有對競爭對手的分析，如：通過什么媒體知道本店的，吸引你來本店拍照的原因是什么等，操作很簡單，直接打勾就行，這些原始數(shù)據(jù)都會匯總到經(jīng)營分析里并以直觀的餅形圖的方式體現(xiàn)出來，這些數(shù)據(jù)對影樓來說都是非常寶貴的。 ５： 這樣預約單打印出來，預約流程就完成了。值的一提的是，這個軟件通過設置還可以把影樓的名稱、電話、地址，客戶拍照須知、和影樓LOGO、服務范圍以及相關其他信息都可以直接打印到預約單里面，方便客戶更詳盡的了解影樓，同時也又是一個廣告的載體。
[拍照流程] 等下次客戶來拍照的時候，只需在拍照流程的的會員卡位置刷一下卡，就把該客戶的所有資料以及上次交款情況都調出來了，然后補交套系欠款，到此，套系的全部金額客戶就應該交清了，當然也可以到取件流程結束前付清也可已。然后填寫影場的服務人員，如攝影師、攝影助理、化妝師等。如果客戶在化妝過程中消費安瓶、假睫毛等，那么可以到增加商品欄添加商品，點忘了“商品代碼”，然后雙擊想添加的商品名，商品就自動到了增加商品欄里，非常方便。以上操作都不需要鍵盤錄入，只需用鼠標選擇就可以。如果點“客戶資料”就會顯示該客戶的詳細資料和所有消費和交款的明細，包括他以前在該影樓消費都可以清晰的查看到。 考慮到多數(shù)影樓會給客戶一些折扣，所以在增加商品里，單價和數(shù)量都可以修改，但是單價的修改不能超過操作員的打折權限，如門市員工有9折的權限，假設一個客戶消費了一個商品，該商品單價是100元的，那么門市只能給客戶大于或等于90元的價格，底于90元系統(tǒng)會做出判斷不讓修改，從而限制員工亂打折。
６： 在拍照、選片和取件流程都有一個客戶狀態(tài)和流程圖，代表流程走到哪里了由誰負責的，完成的時間，如果流程有未盡事宜還可以在流程備注里記錄下來，這樣就把任務落實到具體人上，責任清晰，不容易推委他人。下圖列出的只是傳統(tǒng)影樓的流程圖例，數(shù)碼影樓要比傳統(tǒng)影樓簡單一些。
７： C[選片流程] 選片流程是客戶二次消費的重要流程，所以影樓管理者通常把這個任務交給業(yè)務能力好，善于溝通的員工，使客戶多買片提高二次消費的金額，在這個流程理要記錄攝影師拍攝張數(shù)、客戶買片的張數(shù)和取件的時間，然后做收款操作，最后打印取件憑證給客戶。 值得一提的是這個軟件集成一個非常實用的數(shù)碼選片軟件，操作也非常簡單，可以直接把客戶拍好的照片從數(shù)碼相機的CF卡倒入過來，進行選片操作，對于數(shù)碼影樓無疑是個福音，可以替代落后的手工記錄客戶選片的方式。該選片系統(tǒng)分為粗選和細選兩次操作，客戶第一次選片是在毛片圖庫進行，等客戶選的差不多，在到“未選中的照片”里進行第二次細選，以免客戶漏掉好的片子，這個時候服務小姐就要見風使舵，適當語言技巧就要利用上，如“你先生的這照片非常不錯，可以放在書房”，“結婚只有一次啊，多選幾張也沒什么！”等等。等客戶選好片后可以把該客戶選中的圖片通過網(wǎng)上鄰居發(fā)到后期制作，或者給客戶打印選好的圖片作為客戶的取件憑證，整個操作清晰、流暢，和影樓的實際流程一模一樣。
８： D[取件流程] 取件流程是整個消費的最后一環(huán)，這個時候服務更應該具體而周到，如：幫客戶把該取的件都整理整齊，顧客要取的相框和水晶除了廠家配有的掛件外，也要把水泥鋼釘按照應有個數(shù)配好，這些都不需要幾個錢，但客戶卻感到您的服務是貼心的。如果在取件環(huán)節(jié)有一點怠慢，客戶都會有“過河拆橋”的想法，一但有了這種想法想彌補都很難了。 在軟件操作上，因為有些影樓不是一次都能把件取走，所以在取走的件上打勾，沒有取走的就不打勾，同時也要注意看該客戶有沒有欠款，有的話就要在取件結束前交清，然后不要忘記做滿意度調查，客戶填寫完滿意度調查，員工就不能修改了。在經(jīng)營分析理有滿意度調查的統(tǒng)計，為了使顧客能夠公正的填寫滿意度調查，影樓應該相應的措施和鼓勵機制，如一些小禮品的發(fā)放。
９： 財務與庫存 該軟件的財務管理非常貼近影樓老板，可以省去影樓老板顧財務人員的開銷，因為每位客戶消費和影樓的支出都詳細的記錄下來并可以按照時間段來進行統(tǒng)計,日財務報表是記錄當日財務發(fā)生情況，點一下鼠標就清晰的呈現(xiàn)在面前。 而財務報表可以統(tǒng)計任意時間段的財務收支情況，影樓的收入可以簡單的劃分為兩種，一種是走流程的收入，就是按照預約、拍照、選片、取件的流程所得的收入，另一種是流程外的收入，如：單獨的放大、沖洗膠卷等。 支出分為日常支出，如：請客戶吃飯，固定支出，如：房租、水電、員工開支等，經(jīng)營性支出，如：進貨費等，這樣可以統(tǒng)計月財務報表、季度財務報表、年財務報表等。
10： 影樓的庫存也是麻煩事，但是有了該軟件的幫助也會變得簡單，該軟件把影樓的商品分為兩種，一種是服務類商品，這種商品沒有具體的形狀，如水晶的制作，刻VCD、婚禮拍攝、新娘化妝等，因為這種商品出售的是服務，所以要記錄服務的內容和次數(shù)，另一種是實物商品，本身具有形狀和庫存數(shù)量，如相框、相冊等，當客戶預約完成后，實物商品的數(shù)量會自動減少相應的數(shù)量，而服務類非實物商品會增加相應的數(shù)量，代表預定數(shù)量的增加，這樣影樓負責人就很清楚的知道哪些實物商品數(shù)量缺貨、服務類虛擬商品的服務內容和次數(shù)等，而當客戶取件完成，服務類商品自動減少相應的數(shù)量，代表預定的服務已經(jīng)完成。
１１： 客戶資料的查詢也非常詳盡，可以按照客戶姓名、編號、會員卡號、預約時間等方式查詢，也可以把查詢結果倒出到EXCEL，進行編輯和打印。
１２： 經(jīng)營分析 我不相信一個不善于總結自己的人，會在事業(yè)上取得成功，同樣我也不相信一個不做經(jīng)營分析的影樓老板會取得嚴格意義上的成功，除非當?shù)刂挥幸患矣皹。所以?jīng)營分析對影樓來說致關重要，影樓老板也應該時常停下自己的腳步來檢查一下自己，哪些方面做的不夠，哪些方面需要完善。 好的影樓都是非常重視客戶調查的，而創(chuàng)造一個好的環(huán)境讓顧客能安下心來仔細填寫客戶調查又是數(shù)據(jù)準確的保證，我就在一家影樓看到一對年輕人，為一組數(shù)據(jù)而爭論起來，仿佛在做一道測試題一樣認真。 A入店原因調查統(tǒng)計分析： 功能：可以直觀的了解客戶通過什么途徑來本店的，也可以檢驗廣告的投放效果，比如：最近影樓在報紙上做了一次廣告，那么通過入店的顧客問卷調查就可以得出，這次廣告投放的效果如何，因為所有的數(shù)據(jù)都來自前來預約的客戶，所以數(shù)據(jù)準確度要高得多。
１３： B比較過幾家影樓： 功能：這是對競爭對手的分析，顧客通常會貨比三家，但是不同的客戶在來您影樓簽單之前都去另一家影樓去比較，那說明這家影樓是您的強勁對手，如果您在經(jīng)營上稍一疏忽顧客又可能跑到另一家簽單，這組數(shù)據(jù)很重要。
１４： C最終選擇本店拍攝的原因是什么： 功能：比較過幾家影樓后，顧客決定在您的影樓拍攝，那是什么原因促使他這么決定的？通過這組數(shù)據(jù)可以了解我們影樓的自身的優(yōu)勢，并在以后的經(jīng)營中揚長避短。
１５： D對本店的感覺： E客源地統(tǒng)計分析： 功能：哪些客人來自哪個區(qū)，人數(shù)的多寡都會很直觀的用餅形圖顯示出來，可以了解影樓在什么區(qū)域銷售已經(jīng)成熟了，哪些區(qū)域很薄弱需要加強。
１６： F退單原因分析 功能：可以統(tǒng)計一段時間內客戶退單是因為什么退單，從而找到不足，提升企業(yè)的競爭力。退單回訪也是影樓必須要做，點“顯示退單客戶”，客戶的姓名和聯(lián)系方式就顯示出來了。
１７： G套系評比 功能：該圖例可以為經(jīng)營者提供思考和幫助，為什么有些套系客戶選擇的頻率高，而有些套系受到客戶的冷落，是價格因素還是套系商品的搭配問題，還是門市小姐推銷力度不夠？套系前面的數(shù)字代表有多少客戶選擇該套系。
１８： H門市小姐評比 功能：門市小姐能力的強弱，直接影響著公司的收益，通過接單量來評比最受客戶歡迎的門市小姐，借以互相交流門市接單經(jīng)驗，相互學習，加強業(yè)務能力的培養(yǎng)。